Jeder kennt sie – die gute alte Offline-Kundenkartei. Früher in Karteikästchen, später in Desktop-Programmen wie Lexware Kundenmanager oder ACT! von Sage. Sämtliche Kunden und Lieferanten sind dort mit Namen, Adresse, Ansprechpartner und Kontaktmöglichkeiten verzeichnet. Sucht man eine Information, wie Adresse oder Telefonnummer, reicht ein kurzer Blick in die Kartei oder die Datenbank der jeweiligen Software aus.
In Zeiten des Internets ist aus der klassischen Kundenkartei das so genannte Customer Relationship Management (CRM) geworden. Der Vorteil: Alle Daten liegen in einer Datenbank, auf dem eigenen Server oder eben neuerdings auch Online vor. Jeder Mitarbeiter des Unternehmens besitzt einen Zugang und hat somit Einsicht. Verwaltet von einem Administrator wird die Arbeit im Team ermöglicht; die Kommunikation erfolgt über das CRM.
Ich selbst nutze für meine Marketingagentur seit einiger Zeit Opengoo, eine Mischung aus Web Office und Projektmanagement, komplett online, mit umfangreichen Funktionen – das Ganze ist Open Source, man kann es downloaden unter (http://opengoo.org/downloads.html) und online auf einem Server oder Webspace installieren. Nach erfolgreicher Einrichtung können Arbeitsbereiche (sog. Workspaces) für einzelne Kunden oder auch Projekte angelegt werden (ich habe z.B. für jeden Kunden einen einzelnen Workspace angelegt, die Projekte befinden sich entsprechend zugeordnet darunter). Befindet man sich nun im entsprechenden Workspace können Kontakte (Unternehmen oder Einzelkontakte), Termine, Aufgaben/Projekte, Notizen und Web-Links angelegt werden. Dazu gibt es die Möglichkeit Dokumente hochzuladen oder online Texte zu schreiben bzw. Präsentationen zu erstellen. Ebenfalls vorhanden ist eine E-Mail Funktion. Nach dem Login erscheint eine Zusammenfassung der Daten in Form eines individuell konfigurierbaren Dashboards.
Als Administrator kann man für jeden Mitarbeiter einen Account anlegen und ihn mit individuellen Rechten ausstatten. Somit können die Daten im Team bearbeitet werden, auch Kommentare (z. B. zu einem Projekt) sind möglich. Opengoo eignet sich demnach hervorragend für kleine Unternehmen, jedoch auch Vereine oder Privatleute.
Regelmäßig und in sehr kurzen Intervallen gibt es Updates mit neuen Funktionen und Verbesserungen bzw. Fehlerbehebungen. Ebenfalls ein wichtiges Kriterium ist die Community, die bei Opengoo wirklich sehr aktiv ist. Auf Fragen im Forum bekommt man entsprechend schnell eine Antwort.
Alternativen sind Google Docs (reines Online Office), Vtiger oder SugarCRM (alle Online-CRM). Jedoch fehlt mir persönlich bei all diesen Tools immer etwas, z. B. eine bestimmte Funktion oder auch die Übersichtlichkeit. Google Docs zum Beispiel bietet nur die Bearbeitung von Online-Dokumenten, besitzt folglich keine CRM-Funktionen. Vtiger und SugarCRM schwächeln bei der Übersichtlichkeit. Opengoo hingegen hat einfach alles, was man im Bereich Kollaboration, Projektmanagement und Web Office benötigt, bleibt dabei aber auch übersichtlich.
Für mich ist Opengoo daher sehr praktisch, da es nach simpler Einrichtung schnelles Arbeiten (durch AJAX-Einsatz) an Projekten im Team ermöglicht. Sämtliche Funktionen sind in einer übersichtlichen Oberfläche zusammengefasst. Alle Inhalte sind direkt online, aber trotzdem sicher, d.h. zeitraubendes Synchronisieren von PC und Notebook fällt komplett weg, zudem kann von „überall“ auf die Daten zugegriffen werden. Alles in allem das perfekte Tool! Oder was meint ihr?
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Olaf Podskalsky ist Kfm. für Marketingkommunikation, studiert Wirtschaftswissensschaften an der Uni Mainz und betreibt Podskalsky:Marketing. Er hat sich schon immer für Marketing, Werbung und Online (Web 2.0) interessiert und ist demnach auch viel im Web unterwegs.
Er twittert regelmäßig unter twitter.com/opodskalsky.
